Een bedrijfsproces dat vaak heel veel inspanning kost is het periodiek declareren van gemaakte onkosten die bij je bedrijf gedeclareerd mogen worden. Middels deze applicatie kunnen gemaakte onkosten vrij eenvoudig geregistreerd worden (inclusief een foto van de bijbehorende bon of nota). Periodiek kunnen de nog niet gedeclareerde onkosten verstuurd worden naar je werkgever. Alle gedeclareerde en niet gedeclareerde onkosten blijven zichtbaar in deze app. In onderstaand stappenplan krijg je duidelijk uitgelegd hoe eenvoudig, maar effectief, deze app werkt.
Bij de eerste keer openen van de onkosten app, dienen eerst de gegevens van de declarant ingevuld te worden (afbeelding 1).
Na het invullen van de gegevens van de declarant kan met de knop “volgende” naar het volgende scherm gegaan worden (afbeelding 2).
afbeelding 1
afbeelding 2
Nu kunnen de gegevens van de onkosten nota ingevuld worden en kan onder de tabbladen bon1 t/m bon 3 de digitale bon etc. toegevoegd worden middels de camera van je telefoon. Door op de “+” te drukken kan een volgende onkostennota toegevoegd worden.
Door linksboven op de knop “terug“ te drukken kom je uit op het hoofdscherm (afbeelding 3).
Op het hoofdscherm heb je de volgende mogelijkheden (afbeelding 4):
afbeelding 3
afbeelding 4
Vanuit het hoofdscherm kan de middels de knop “declaratie overzicht” een overzicht van alle ingebrachte onkostennota’s vervaardigd worden. Reeds gedeclareerde onkosten worden groen gekleurd weer gegeven (afbeelding 5). Onkosten kunnen slechts één keer gedeclareerd worden (afbeelding 6).
Vanuit het hoofdscherm kan de middels de knop “declaratie verzenden” de nog niet gedeclareerde onkosten verzonden worden naar de werkgever. Er wordt automatisch een mailbericht gegenereerd, met als bijlage de nog niet gedeclareerde onkostennota’s (afbeelding 7).
afbeelding 5
afbeelding 6
afbeelding 7